Datenschutzerklärung für Online-Meetings mit Microsoft Teams

Wir nutzen das Tool Microsoft Teams, um Videokonferenzen, Webinare oder andere Online-Meetings durchzuführen. Microsoft Teams ist eine Funktion von Microsoft 365 und ein Ser-vice der Microsoft Ireland Operations. Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden ver-schiedene personenbezogene Daten und Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Onli-ne-Meeting machen.
Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung:
• Angaben zum Benutzer: Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevor-zugte Sprache
• Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Start- und Endzeit, Meeting-ID, Telefonnummer, Ort
• Text-, Audio- und Videodaten: Während des Online-Meetings werden Audio- und Vi-deodaten verarbeitet. Darüber hinaus können Sie während eines Online-Meetings optional die Chatfunktion nutzen. In diesem Fall werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen.
In besonderen Situationen können von HELU KABEL Aufzeichnungen der Online-Meetings gemacht werden, z.B. um nicht anwesenden Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, das Online-Meeting im Nachhinein anzusehen. Nur bestimmte Personen bei HELU KABEL sind berechtigt, Online-Meetings aufzuzeichnen.
Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen, wird Ihnen dies vor Beginn mitgeteilt bzw. im Onli-ne-Meeting angezeigt und – soweit erforderlich – werden Sie um Ihre Einwilligung gebeten. Die Einwilligung kann z.B. durch eine zustimmende Nachricht im Chat erfolgen, sie ist stets freiwillig. Sollten Sie eine Aufzeichnung nicht wünschen, können Sie das Online-Meeting verlassen. Sie können Ihr Video auch deaktivieren oder auf die Verwendung des Chat-Tools verzichten.
Im Falle der Aufzeichnung werden Dateien aller Video-, Audio- und Präsentationsfolien ange-fertigt. Falls zur Dokumentation der konkreten Ergebnisse eines Online-Meetings erforder-lich, kann auch eine Textdatei des Online-Meeting-Chats gespeichert werden.
Unsere Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage der nachfolgenden gesetzlichen Best-immungen:
• Soweit wir über Microsoft Teams Online-Meetings mit unseren Geschäftspartnern im Rahmen der Vertragserfüllung durchführen, ist die Rechtsgrundlage für die Da-tenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
• Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der HELU KABEL GmbH verar-beitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, sofern die Verarbeitung für die Erfüllung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.
• Wenn personenbezogene Daten nicht für die Vertragserfüllung mit Geschäftspart-nern oder die Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sein, kann Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (unsere berechtigten Interessen) die Datenverarbeitung rechtfertigen. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Nutzung moderner Kom-munikationsmittel, die die Übertragung audiovisueller Inhalte einschließen. Wir ha-ben Microsoft Teams im Interesse unserer Mitarbeiter und Geschäftspartner daten-schutzfreundlich implementiert und umgesetzt und verzichten auf die Erhebung und Speicherung nicht notwendiger Daten.
• Sofern die Verarbeitung der Daten auf Ihrer Einwilligung beruht (v.a. im Zusammen-hang mit der oben beschriebenen Aufzeichnung von Online-Meetings) ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO einschlägige Rechtsgrundlage.
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden von uns grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie in diesem Zusammenhang aber bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings – wie auch bei persönlichen Besprechungen – häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten auszutau-schen.
Microsoft Teams ist ein Dienst, der von einer europäischen Tochtergesellschaft der Micro-soft Corporation mit Sitz in den USA angeboten wird. Wir haben Microsoft über eine sog. Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) vertraglich auf die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verpflichtet. Dennoch können wir nicht vollständig ausschließen, dass die Micro-soft Corporation oder US-Sicherheitsbehörden Zugriff auf die Umstände und Inhalte der Kommunikation über Teams haben. Sofern Daten auch außerhalb der EU verarbeitet wer-den, treffen wir jedoch angemessene und zumutbare Maßnahmen zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus, z.B. durch Abschluss sog. EU-Standardvertragsklauseln.
Weitere Hinweise zum Umgang mit personenbezogenen Daten bei HELU KABEL, insbeson-dere zur Wahrnehmung Ihrer Rechte als betroffene Person, finden Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen der HELU KABEL GmbH, die hier eingesehen werden können: hier . Informationen von Microsoft zur Datenverarbeitung über Microsoft Teams sind hier abrufbar: hier